En l’absence de convocation d’une assemblée générale par le syndic, il est recommandé au président du conseil syndical de lui adresser une mise en demeure de procéder à cette convocation, en précisant les questions dont l’inscription à l’ordre du jour est demandée.
À défaut de président, cette demande peut être formulée par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de l’ensemble des copropriétaires (article 8 du décret du 17 mars 1967).
Si la copropriété ne dispose pas de conseil syndical, ou si son président n’engage aucune démarche, tout copropriétaire peut alors solliciter en justice la désignation d’un mandataire chargé de convoquer l’assemblée générale.

Dans toutes situations où la copropriété se retrouve dépourvue de syndic, tout copropriétaire peut convoquer une assemblée générale afin de procéder à sa désignation.
À défaut d’initiative en ce sens, le président du tribunal judiciaire peut, à la demande de tout intéressé, désigner un administrateur provisoire chargé notamment de convoquer l’assemblée générale en vue de nommer un syndic.

Les contrats de syndic sont encadrés par un modèle réglementaire, ce qui en facilite la comparaison. Le forfait annuel couvre l’ensemble des prestations de gestion courante, définies par la réglementation et communes à l’ensemble de la profession.
Les prestations particulières, quant à elles, donnent lieu à des honoraires complémentaires et doivent être détaillées conformément au cadre fixé par le décret.

L’ordonnance du 30 octobre 2019 encadre désormais la fin du mandat du syndic, en garantissant un délai minimum d’un jour franc après l’assemblée générale. Dans ce contexte, les syndics pressentis se déplacent plus rarement en assemblée, rendant les échanges en amont indispensables pour sécuriser la décision des copropriétaires.

De nouvelles alternatives émergent pour les petites copropriétés, souvent pénalisées par le coût des syndics professionnels et leurs forfaits minimums. Pour autant, la gestion d’un immeuble reste une mission exigeante, nécessitant rigueur et maîtrise des obligations réglementaires, dans un contexte où la rénovation énergétique devient un enjeu incontournable. L’économie réalisée en se passant d’un syndic professionnel n’exonère toutefois pas le syndicat des copropriétaires de ses responsabilités, qui demeurent pleinement engagées.

S’il est établi que la demande a été adressée suffisamment en amont de l’envoi de la convocation, l’absence d’inscription de la question du changement de syndic à l’ordre du jour par le syndic en place est susceptible d’entraîner la nullité de l’assemblée générale. C’est notamment pour cette raison que cette demande doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception.

L’action en nullité peut être engagée devant le tribunal par le copropriétaire à l’origine de la demande.

Dans la majorité des cas, le changement de syndic n’a pas d’impact négatif pour une copropriété. Le nouveau gestionnaire prend généralement contact avec son prédécesseur dès le lendemain de l’assemblée générale afin d’organiser la passation.
La réglementation prévoit des délais encadrant la transmission des documents : 15 jours pour les premiers éléments comptables, 1 mois pour les archives de la copropriété puis 2 mois pour la cloture comptable. 
En pratique, le nouveau syndic ne peut être pleinement opérationnel qu’après réception et intégration de l’ensemble de ces éléments, soit dans un délai pouvant aller jusqu’à trois mois.

• Le nouveau syndic est chargé de récupérer l’ensemble des informations et documents relatifs à la copropriété détenus par son prédécesseur, puis procède à une analyse complète des dossiers et à une reprise comptable. Avec l’appui du conseil syndical si nécessaire, il reconstitue rapidement l’historique afin d’assurer une continuité de gestion fluide et sécurisée.
  En pratique, le cadre réglementaire encadrant la transmission des documents permet de limiter fortement les risques de perte d’information lors d’un changement de syndic.